Legislação avança e digitalização de documentos fiscais cresce no mercado
São inúmeras as vantagens de armazenar documentos de forma digital, que vão muito além da economia de espaço
Salvador, 23/07/2021 – A digitalização de documentos torna os processos mais ágeis e seguros, além de permitir a redução de custos e a diminuição dos impactos ambientais de uma empresa. Ao cumprir os pré-requisitos estabelecidos pelo Decreto 10.278, de 18 de março de 2020, todos os documentos digitalizados passam a ter os mesmos efeitos legais da versão física, possibilitando o descarte do documento original em papel assinado, por uma versão totalmente eletrônica certificada de forma digital, com o mesmo valor jurídico. Para que isso ocorra, esses documentos digitais precisam seguir alguns critérios, como por exemplo, a digitalização exata do original e a garantia de sua autenticidade, integridade e validade jurídica, que é realizada por meio das plataformas de certificação digital.
Para garantir que a digitalização e o armazenamento sejam feitos corretamente, a Simpress, empresa especializada no outsourcing de equipamentos de TI, oferece soluções de digitalização inteligente, de forma end to end, ou seja, desde o processo inicial de transformação do documento em formato eletrônico, passando pelo armazenamento, indexação e busca inteligente de informações.
A captura de dados do documento é feita pelo scanner que, por meio de uma digitalização inteligente, transporta as informações necessárias para a plataforma de gestão de documentos Simpress (ECM), que por sua vez, verifica se todos os requisitos necessários constam no documento para que ele tenha validade legal e ocorra a assinatura com certificado digital. Após esse processo, a digitalização já tem validade jurídica e fica disponível para consultas dentro do ECM, podendo o documento físico (impresso em papel) ser descartado.
Além disto, por meio dessas soluções também é possível fazer o controle de vencimentos e a criação de workflows inteligentes entre os departamentos e áreas de aprovação, realizando um compartilhamento de informações direto na nuvem ou na modalidade local (infraestrutura do cliente). Todo esse processo conta com recursos de cyber segurança e criptografia de dados, o que garante maior proteção às informações dos documentos digitalizados, frente aos originais em papel.
Segundo Paulo Theophilo Moreira, diretor de Marketing da Simpress, a solução, que engloba ferramenta, plataformas de gestão, consultoria e suporte também garante mais agilidade no dia a dia das empresas. “Com um único fornecedor, os gestores conseguem reunir recursos inovadores que levam praticidade, modernidade e preservação de documentos importantes para que as empresas não dependam mais de um espaço físico para armazená-los”.
