Associação Brasileira de Automação agiliza processos com RPA

•  58 mil empresas associadas e novas interessadas são beneficiadas com a transformação digital na Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil;
•  Processo se iniciou em 2019 com implantação do ChatBot, sendo que no ano 2014 foi implementada a solução Customer Relationship Management (CRM), pavimentando a estrada para essa evolução;
•  No ano de 2021, 80% foi o tempo ganho nas rotinas repetitivas com a implantação do sistema de Robotic Process Automation (RPA);
•  O investimento em robôs foi menor que R$ 400 mil em aquisição de licenças e manutenção e retornou em quatro meses;
•  Agora 1.650 e-mails por mês são respondidos pelo robô, com oportunidade de evoluir;
•  Equipe de atendimento progrediu de trabalhos repetitivos para ações estratégicas e decisivas.

Salvador, 10/10/2022 – Na Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil a automação e a transformação digital são prioridades desde 2014, quando foi implantado o sistema de Customer Relationship Management (CRM). Naquele momento teve início o trabalho de coleta de dados a serem aproveitados, o que proporcionou uma mudança sem precedentes na entidade que agrega 58 mil empresas associadas. Essa movimento é permanente e a entidade contabiliza resultados positivos da evolução que se iniciou com o projeto de CRM. Na sequência vieram a implementação do Chat e a robotização de tarefas repetitivas por meio do ChatBot e RPA como, por exemplo, processo de filiação, emissão de boletos e outras.

Há um ano a associação deu início à implantação do Robotic Process Automation (RPA) e o resultado não poderia ser mais satisfatório. Para Silveraldo Mendes, diretor de relacionamento com o associado da Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, “o CRM foi o embrião da nossa transformação digital, que segue em ritmo acelerado com o RPA nos auxiliando em tarefas repetitivas, cuja tomada de decisão é logica”. “As tarefas repetitivas consumiam tempo e não agregavam ganho na personalização do relacionamento”, analisa o executivo, referindo-se ao trabalho que dispendia de tempo dos colaboradores em recebimento e administração de documentos a serem anexados no CRM para análise. Enfim, tarefas que seguem sempre as mesmas rotinas.

O RPA começou a ser implantado na Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil no começo de 2021 e em setembro daquele ano, iniciou o trabalho em funcionalidades financeiras e gerenciamento de tarefas administrativas. Agora, depois de um ano em operação, o sistema já realizou 17.309 atividades administrativas e respondeu a 19.795 e-mails — média de 1.650 por mês. Mendes compara o tempo de execução dessas atividades manualmente, que era em média de 15 minutos, e hoje é 80% mais rápida — três minutos. “São mais de 37 mil interações do robô processadas em um ano e mais de 6 mil horas trabalhadas, o que proporcionou uma evolução enorme para a equipe, que passou a trabalhar em ações menos repetitivas e mais estratégicas e decisivas”, explica.

Entre os processos realizados pelo sistema de RPA estão o de filiação com atribuição do prefixo GS1 que permite codificar produtos (código de barras); disponibilização de códigos adicionais quando a empresa amplia sua oferta de produtos ao mercado; reativação e cancelamento de associados; transferência do prefixo GS1 entre associados; recadastramento, emissão, prorrogação e cancelamento de boletos; enfim, todos os processos que não envolvem análise de documentos para identificar o representante legal da empresa.

Próxima etapa — Neste momento, a associação chegou ao ponto de analisar qual próximo passo para evoluir em relação aos sistemas de relacionamento já implantados. A inteligência artificial em tarefas de decisão é uma meta. Hoje, Mendes comenta que “o RPA auxilia em atividades administrativas internas, nosso próximo objetivo é utilizar os robôs para acessarem base de dados externas confiáveis e oficiais, por meio de APIs, para agilizar ainda mais as rotinas operacionais”. “Por exemplo, quando solicitamos a informação do faturamento de uma empresa, que é uma das etapas no processo de filiação à GS1 Brasil, nosso objetivo é que o robô execute em tempo real, buscando dados no cartão CNPJ para conhecer a situação cadastral e enquadramento fiscal, assim como na Junta Comercial para obter acesso ao contrato social e identificar o representante legal. Se tivermos um link direto com os órgãos, o robô otimiza essa etapa de apresentação do documento. São hipóteses possíveis em um curto espaço de tempo”, finaliza Mendes.

Sobre a Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil

A Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, é uma organização multissetorial sem fins lucrativos que representa nacionalmente a GS1 Global. A entidade conta com cerca de 58 mil associados que representam 36% do PIB nacional e 12% dos empregos formais. Em todo o mundo, a GS1 é responsável pelo padrão global de identificação de produtos e serviços (Código de Barras e EPC/RFID) e comunicação (EDI e GDSN) na cadeia de suprimentos. Além de estabelecer padrões de identificação de produtos e comunicação, a associação oferece serviços e soluções para as áreas de varejo, saúde, transporte e logística. Mais informações aqui.

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