Mais de 4 mil colaboradores do SENAC utilizam Tecnologia ERP da MXM Sistemas

Mauricio Felgueiras – Fundador da MXM Sistemas

Salvador, 20/04/2022 – O SENAC é uma importante instituição que transforma e capacita profissionais, sendo o principal agente de educação profissional voltado para o Comércio de Bens, Serviços e Turismo do país. Desde 1946 a instituição oferece cursos de especialização, graduação, pós-graduação, técnico, entre outros. Atualmente sua estrutura é composta por aproximadamente 600 unidades fixas, 84 móveis e 28 empresas pedagógicas, atendendo mais de 1.700 municípios em todos os estados do Brasil e Distrito Federal.

O Desafio

O Senac almejava centralizar suas informações e normatizar seus processos para que todos os departamentos regionais possuíssem uma comunicação única, e para isso, o órgão precisava de um ERP que integrasse suas unidades e departamentos, automatizando os processos administrativos. Outro desejo da instituição era simplificar seus fechamentos contábeis e fiscais para alcançar mais efetividade nos processos. Quando tratamos de SENAC falamos de diversos polos regionais de grande porte, citando como exemplo o de Santa Catarina, que precisou alinhar informações de mais de 31 unidades, em 40 cidades, tendo em seu organograma cerca de 2 mil funcionários.

Desta forma, foi aberta uma licitação, vencida pela MXM Sistemas em 2002, para solucionar e otimizar os processos internos do Senac através de uma solução ERP que atendesse as necessidades da época e possibilitasse que a instituição elevasse seus níveis de gestão. Além dessas demandas, era necessário que o software se adequasse a diversos processos específicos da empresa, oriundos de sua natureza de operação, que sofrem constantes auditorias.

O Projeto

A MXM Sistemas foi a responsável por implementar o seu ERP no SENAC em mais de 24 estados do Brasil, começando por uma unidade estadual em 2002 e expandindo conforme o projeto de unificação foi ganhando força e os benefícios foram aparecendo dentro do grupo. No início do projeto, o maior desafio veio em compreender as necessidades específicas do SENAC e trabalhar para capacitar os usuários de diversos departamentos acerca das funcionalidades proporcionadas pela solução da MXM. Setores como os da contabilidade e do fiscal passaram a ter suas atividades bastante simplificadas, visto que os lançamentos contábeis no ERP da MXM são gerados de forma automática a partir dos outros módulos, e as obrigações fiscais depois de parametrizadas, são automatizadas de acordo com o período desejado.

Atualmente o ERP da MXM Sistemas trabalha em grande parte das áreas relacionadas ao BackOffice do SENAC, e otimizou consideravelmente o tempo gasto em processos internos nas mais diversas atividades que envolvem o dia a dia de áreas como: Estoque, Contabilidade, Financeiro, Compras e, principalmente, nas entregas dos relatórios oficiais exigidos pelos órgãos reguladores. Um dos principais obstáculos para a implementação do sistema foi a customização e adequação dos serviços ao Senac, contudo, o sucesso foi conquistado de absoluto nas regionais implantadas.

Resultados obtidos

Atualmente cerca de 24 unidades e mais de 4 mil usuários do SENAC utilizam o ERP da MXM Sistemas. No início do projeto, a MXM operava com uma plataforma em tecnologia Delphi (cliente/servidor) e, ao longo desta jornada, com uma mentalidade empresarial focada na busca por melhoria e inovação, realizou uma importante evolução tecnológica em seu framework, migrando todo o seu produto para uma tecnologia nativamente web, com objetivo de estar preparada para o futuro da gestão que caminhava para o modelo SaaS. Esse processo permitiu a implantação de módulos como gestão de contratos e uma integração com o principal sistema desenvolvido pelo SENAC para atender a área educacional, o SIG.

A integração de áreas em uma única plataforma de gestão reduziu o tempo para elaborar e executar uma tarefa contábil ou fiscal, garantindo mais produtividade aos colaboradores, gestores e todo o corpo diretivo da empresa.

De acordo com Mauricio Felgueiras, Fundador da MXM Sistemas S/A, “O nosso projeto junto ao SENAC fruto de muito trabalho e parceria, é uma longa história que vem sendo escrita há mais de 15 anos. Na época da primeira licitação que ganhamos, nosso sistema ainda estava em Delphi e as primeiras instalações foram em ambientes locais, sem uma estratégia clara quanto à centralização e padronização de todos os processos do grupo.

Ao longo do tempo, essa estratégia se desenvolveu e se consolidou, ao ponto que novas regionais passaram a utilizar nossa solução e puderam adquirir o tão esperado ganho na otimização dos processos e centralização das informações.

Além disso, um marco importante neste projeto foi a virada para o ambiente Web, onde tivemos a oportunidade de consolidar todos os ambientes que operavam isoladamente em ambientes locais, dentro de um datacenter único, já numa versão web do nosso ERP, operando no modelo SaaS. O resultado desta operação, que hoje atende mais de 4 mil usuários à nível nacional demonstra a solidez dessa parceria de tantos anos, e se mostra vitoriosa ao levar claros ganhos de produtividade para a instituição”.

Ao longo dos anos, diversos projetos foram desenvolvidos para proporcionar mais estabilidade e velocidade aos processos administrativos e de gestão do SENAC. Entre estes projetos, é possível destacar o módulo de Auditoria, bastante importante para o SENAC durante a prestação de contas junto aos órgãos reguladores. Todos os processos são realizados automaticamente, com muita segurança e confiabilidade nos dados, mitigando assim os riscos de compliance para a instituição. Outro ganho observado através dos lançamentos automáticos da Contabilidade foi a drástica redução dos prazos e custos, oferecendo mais segurança aos gestores com relação aos processos de auditoria pelo qual essas instituições são submetidas.

Planos futuros

A MXM está em processo de constante evolução para propiciar mais resultados positivos para o SENAC. Uma das iniciativas é o desenvolvimento dos módulos de arrecadação, auditoria e investimentos, todos exclusivos para atender o modelo de negócio da companhia.

A parceria entre as duas empresas permanece firme, e a prova disso são os mais de 19 anos de trabalho conjunto. A MXM Sistemas, neste momento, se prepara para ampliar ainda mais essa colaboração para outros ambientes e organizações do Sistema S, e pretende atender também todas as unidades do SESC espalhadas pelos estados brasileiros.

Senac

Fundado em 1946, o Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (Senac) é o principal agente de educação profissional voltado para os setores de comércio de bens, serviços e turismo. Presente de norte a sul do país, o Senac transforma a vida de milhões de brasileiros através de unidades escolares, empresas pedagógicas (hotel escola, restaurante escola, posto de gasolina escola e supermercado escola) e unidades móveis (carreta escola em cidades do interior e a balsa escola no Senac Amazonas).

MXM Sistemas

A MXM Sistemas é uma das maiores empresas nacionais provedoras de soluções de gestão empresarial para médias e grandes empresas. Atua no mercado corporativo desde 1990 desenvolvendo soluções e atendendo às necessidades das organizações que precisam de um sistema integrado para melhorar sua produtividade e qualidade de gestão. Companhias como AutoGlass, SulAmérica, Sistemas S (Senac, SESC e Fecomércio) e Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados) fazem parte da carteira de clientes da companhia.