Como aliar a cultura paperless à otimização de processos na empresa

Por Mario Gama, Solution Sales Lead Services da SoftwareONE

Salvador, 05/12/2022 – Rastreabilidade de documentação, big data, computação em nuvem, conformidade com a LGPD e digitalização são algumas das vantagens da adoção paperless nas empresas. Esse movimento que começou há cerca de 10 anos e hoje tornou-se um requisito de negócio para a maioria das companhias, pois otimiza ações, traz proteção para os dados e está intimamente ligado ao processo de evolução digital. Não se trata de um custo, mas de um investimento, que aliás, se paga muito rápido.

Para contextualizar, a importância da adoção dessa cultura, dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informações, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganização dos arquivos.

O estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento é perdido nas empresas. E mapeia que a média diária de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos é de duas horas.

Isso mostra que quem não está tecnologicamente avançado tem uma demanda muito grande de ações que atrasam o trâmite de uma série de procedimentos. A cultura paperless, por sua vez, pode ser implementada especialmente pela digitalização de documentos e a continuidade do processo no meio digital. Há ainda a adoção de sistemas de assinatura digital, que também corroboram com a prática e trazem grandes ganhos às empresas.

Por que investir em paperless?

A migração para o digital é uma tendência para uma série de áreas de todo tipo de empresa que trabalha com papel, impressora e assinatura, das menores às maiores. Entre os motivos que faz do paperless uma ação estratégica está o fato de o custo para manter uma documentação física armazenada ser muito alto. Além disso, há um grande risco de perda dessas informações. Sem contar na dificuldade de localização.

Destacam-se também ganhos ambientais. De acordo com informações da WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de água. Portanto, a adoção da cadeia digital de documentação faz jus ao que muitas empresas atestam em suas missões e valores.

Com a cultura paperless implementada, é possível digitalizar processos contratuais e diversas documentações. Assim se otimiza a gestão, escala o tempo de busca de informação, traz segurança e trata o dado de forma inteligente, mitigando riscos como o extravio de documentos.

Pensando em um exemplo prático e próximo de muitos: bancos digitais. Já não é mais necessário assinar documento impresso, escanear e mandar. Tudo isso pode ser feito digitalmente, com valor legal.

Trazendo para a realidade das empresas, as informações que o RH levaria um mês para coletar, pelo modelo tradicional, com a adoção da ferramenta de assinatura digital, passa a ser realizado em uma semana. Isso porque, é possível mandar, em um único clique, informações para todos os funcionários e receber isso de forma automática. Além da redução de custo, há uma expressiva economia de tempo.

Passo a passo para se tornar uma empresa paperless

O primeiro e mais importante passo é a empresa entender que não se trata de um gasto, mas de um investimento de retorno rápido. Certa disso, é momento de decidir se essa migração será feita internamente ou por meio da contratação de uma empresa parceira, levando em consideração a necessidade de softwares, hardwares, consultoria e também capacitação e treinamento dos colaboradores.

É fundamental que as empresas contem com scaners rápidos e precisos, sem contar no GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), um conjunto de sistemas tecnológicos que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações de uma empresa.

O ideal, neste contexto, é realizar um levantamento, entender em que momento a empresa está em seu processo de digitalização e qual o volume de documentação que será movimentado por ano. Também é importante descobrir se a companhia já conta com algum sistema de gerenciamento de documentos e mapear quais setores podem se beneficiar disso. Então, há um processo de priorização da digitalização e consulta de especialistas que tenham conhecimento para, após a digitalização, se criar uma continuidade do processo de forma 100% digital.

Após essa coleta de informações basta atestar o custo-benefício, levando em conta o valor de investimento total comparado ao gasto de hora por trabalhador, espaço físico utilizado para armazenar grandes quantidades de papel, sem contar na possibilidade de perder documentações extremamente sigilosas ou sensíveis.

O tempo de implementação, por sua vez, está diretamente ligado ao volume da documentação que a empresa tem e a equipe disponível para isso, que pode variar de semanas a anos.

LGPD

A LGPD é um direito do cidadão e ela prevê que as empresas que manipulam informações pessoais tenham controle para que estas possam ser editadas se exigidas pelo usuário. Nesse sentido, aplicar LGPD para ambiente em papel, é um desafio muito grande para as empresas, pois reflete em alto custo e difícil manejo.

Já a documentação digital, permite agilidade e maior facilidade de cumprir com as normas. Por exemplo, ao receber uma notificação ou um questionamento, a empresa tem 48 horas para contestar ou responder, o que é inviável dependendo da quantidade de documentos físicos. Isso faz com que as empresas, cada vez mais, adotem o paperless para ajudar na conformidade da LGPD e também para localizar os dados no tempo adequado que a lei requisita.

Além disso, o fato de ter o documento digital devidamente assinado pelos órgãos de certificação com o ICP Brasil, garante a integridade do documento, bem como a confidencialidade e a disponibilidade, três itens requeridos na manipulação de documentos, do ponto de vista de segurança da informação e de privacidade de dados.

Tecnologia paperless

As tecnologias para implementação de paperless permitem backup e replicação de informação, por vezes com um custo relativamente baixo. Junto a isso, existem ferramentas modernas de leitura desses documentos e consolidação de informações em data lakes, que permitem buscas mais rápidas que as de um documento físico.

Quando o assunto é a transformação do documento para o digital, também há uma preocupação com a garantia do acesso dele no futuro. O mercado hoje conta com tecnologias como um gerador de PDF, que assegura que o arquivo abra aqui a 25 anos, por exemplo, tudo isso amparado em um padrão ISO.

Um dos maiores desafios nesse processo é convencer os conservadores, que muitas vezes preferem fazer altos investimentos anuais para armazenamento em grandes galpões, porque a lei prevê a necessidade do documento físico. Mas, o questionamento que fica é: e se o local pegar fogo, o que acontece com essa informação? Por que não se resguardar com o físico e o digital até que os órgãos competentes formalizem essa digitalização?

Para casos como esse, as ferramentas ainda permitem a opção de download e upload, em que o documento digital é baixado e impresso, para tradicional assinatura, e então escaneado e arquivado, respeitando o processo de transformação digital do usuário.

Desta forma, as ferramentas para digitalização e assinatura digital, sendo amigáveis e simples, permitem integração com plataformas de SAP, Workday ou ERP e a conexão dessas tecnologias, garante que um documento seja enviado para assinatura por meio da plataforma que a empresa já está acostumada.

Do ponto de vista de segurança, as ferramentas ainda permitem respeitar todos os padrões existentes no mercado, para diferentes áreas, desde o mercado financeiro (SOX, GBLA e BSA) até a área de saúde (HIPAA), inclusive GDPR, NIST ISO entre outras. Tudo isso em um ambiente de fácil usabilidade comercial.

Além disso, especialmente para projetos robustos e bem estruturados, a busca por parceiros é bastante assertiva para identificar a necessidade de negócio e então converter em um processo digital.

Assim, a preocupação das empresas com a adoção paperless deve ultrapassar as preocupações com gastos e projetar os ganhos em produtividade e modernização que isso representa. E, a cada dia, melhores processos serão implementados e mais otimizados estarão os departamentos, resultando em uma ascendente evolução digital.