Agilidade e retrospectiva: adoção torna empresas e processos mais flexíveis
Por Rafael Beckman, gerente de Qualidade e Testes da Procenge
Salvador, 23/02/2022 – A pandemia da Covid-19 acelerou os processos de mudança nos modelos de trabalho e de negócio, em sua maioria advindos da necessidade urgente de realizar uma transformação digital e adotar o teletrabalho. Estar pronto para dar respostas rápidas, tomar decisões, manter as equipes envolvidas e engajadas com os objetivos e propósitos das empresas, enxergar a necessidade de também repensar produtos e serviços nesse novo cenário é essencial para a identificação de novas oportunidades e, até mesmo, a sobrevivência dos empreendimentos. As metodologias ágeis, cada vez mais adotadas pelas organizações, são ferramentas que as dotam de flexibilidade e adaptação às mudanças.
A agilidade se trata de um modelo mental que foca nas entregas no mais curto prazo possível. Esse modelo se desfaz dos longos e burocráticos planejamentos e busca a implementação de pequenos ciclos de trabalho e entrega, para ajudar os envolvidos a perceberem características positivas e negativas e buscar a melhoria contínua. Um dos elementos mais importantes nessa mecânica ágil de trabalho é a Retrospectiva, um momento (geralmente entre os ciclos) onde os membros dos times se reúnem para falar sobre processos, resultados e outras perspectivas do trabalho. O que funcionou, o que não deu certo, o que foi usado para solucionar problemas encontrados, que ações devem ser tomadas no próximo ciclo para alcançar melhorias.
Na Procenge, empresa de Tecnologia da Informação vinculada ao Porto Digital, seus times e projetos passaram a utilizar as cerimônias de Retrospectiva, da área Comercial ao Atendimento ao Cliente. O objetivo é que ela seja empregada por toda organização. Um time de facilitadores vem organizando retrospectivas com todas as áreas da empresa periodicamente, em ciclos trimestrais. A ideia do NIAP (Núcleo de Incentivo à Agilidade na Procenge) é contribuir para que o time consiga parar a rotina, por um momento, e pensar sobre o que está fazendo, como está fazendo e como pode fazê-lo de uma forma melhor. A retrospectiva ajuda as pessoas a pensarem fora da caixa, a compartilharem conhecimento e a resolverem problemas coletivamente. Se bem dirigida, uma retrospectiva torna-se um campo fértil para novas e significantes ideias. É um investimento em melhores formas de trabalho e melhores entregas tanto para os clientes internos quanto para os externos.
Qualquer grupo de pessoas que trabalha em conjunto na busca dos mesmos objetivos pode realizar uma retrospectiva e, assim, dar o primeiro passo para a adoção de uma metodologia ágil. Depois de um ano realizando retrospectivas sistematicamente na Procenge, percebemos melhorias nos processos, na realização de treinamentos sobre os produtos, sobre as regras do nosso negócio, na criação de eventos e workshops e, principalmente, a integração entre os times. Outro produto gerado com base nesses momentos foi o Fórum de Dúvidas interno, onde profissionais responsáveis pelo desenvolvimento das soluções compartilham informações e tiram dúvidas, criando um ambiente autogerenciável e rico em dados. O mais importante de tudo isso é que as Retrospectivas não trazem ganho apenas para os times. Nossos clientes são os principais beneficiados com essa mudança. Afinal, processos mais redondos geram respostas mais rápidas, ciclos de inovação mais curtos e soluções mais eficazes que impactam diretamente no produto entregue ao cliente.
