Obrigações fiscais no ERP
Por Neander Doering, Gerente Comercial na ARMI Consultoria
Alinhar os processos de uma empresa com as atividades burocráticas a serem cumpridas não é das tarefas mais fáceis. O gerenciamento de documentos fiscais, nesse sentido, se trata da manipulação de documentos, para que eles gerem informações e essas possam ser compartilhadas, organizadas e armazenadas.
No que diz respeito às obrigações fiscais de uma organização, vale ressaltar, ainda, que as leis são mutáveis e podem mudar sem aviso prévio, ou seja, os gestores devem se manter sempre atualizados para que não percam prazos de entregas ou deixem de enviar algum documento para o fisco.
Diante disso, é válido recorrer a ferramentas que auxiliem os gestores a automatizarem as atividades burocráticas e a se manterem dentro de um cronograma de entregas.
Uma opção que tem sido muito buscada, por empresas, para essa finalidade, é o próprio ERP (Enterprise Resourse Planning), sistema de gestão que, apesar da função de integrar todas as informações da companhia em uma única plataforma, centralizando dados, automatizando processos e permitindo o controle de operações, também possibilita que os gestores tenham uma gestão de suas obrigações fiscais mais organizada.
Atualmente, as principais obrigações fiscais de um negócio estão relacionadas ao preenchimento do eSocial, da Declaração de Informações do ICMS e Movimento Ecomômico (DIME), do SPED Fiscal e do Bloco K do SPED Fiscal.
O eSocial, primeiramente, consiste no envio de informações, por parte do empregador, dos funcionários, como admissão, demissão, folha de pagamento, entre outros dados.
O DIME, por conseguinte, é uma obrigação para companhias inscritas no CCICMS que precisam encaminhar, todo mês, relatórios com resumo mensal de todas as prestações realizadas no Livro Registro de Apuração do ICMS. Já o SPED Fiscal é uma plataforma utilizada pela Receita Federal para receber dados referentes à apuração de valores de impostos, como IPI e ICMS, e outras informações do Livro Registro de Controle da Produção e Estoque (Bloco K).
Diante de tantos processos burocráticos, faz parte da função de um gestor manter em seus arquivos cópias de faturas e recibos de produtos vendidos, faturas de bens ou serviços comprados, recibos de pagamentos de salários, pagamento de imposto, contratos, licenças, registros de funcionários, registros de estoque, contas bancárias e todos os demais documentos que comprovem alguma obrigação fiscal ou tributária.
De modo geral, essas obrigações fiscais representam uma importância fundamental para as organizações que querem obter vantagem competitiva e crescimento no mercado. A regularização com o fisco, de certa forma, confere mais credibilidade às empresas, bem como uma situação que impede que elas passem por sanções e investigações por não cumprimento das obrigações.
Quando o gerenciamento das obrigações fiscais é feito de forma adequada, por meio de um ERP, por exemplo, as empresas conseguem obter alguns benefícios essenciais, como melhoria do controle do fluxo de caixa, gestão mais criteriosa, maior integração entre setores, controle de despesas e monitoramento da emissão de notas fiscais.
A melhoria do controle do fluxo de caixa é garantida a partir da simplificação das contas a pagar e a receber, que o ERP estrutura de modo com que os funcionários não percam mais tanto tempo nessa função.
Com isso, a gestão fiscal acaba se tornando mais criteriosa, já que as contas estão mais organizadas e com fácil acesso, o que é permitido, também, graças à integração das informações de todos os setores que o ERP promove em uma única plataforma.
Além disso, outro benefício alcançado com a adesão de um sistema de gestão, como o ERP, para o gerenciamento fiscal da empresa, é o controle das despesas; com o software de gestão, os gestores possuem mais conhecimento sobre os custos da organização e conseguem melhorar o planejamento acerca de novos investimentos ou redução de gastos que demonstram ser desnecessários. Isso é possível, também, graças ao monitoramento da emissão de notas fiscais que o ERP permite.
Dessa forma, para empresas que querem uma vantagem competitiva melhorando seu gerenciamento fiscal, cumprindo com todas as obrigações dispostas na lei, contar com um ERP é uma opção que rende diversos benefícios e, ainda, mantém a companhia atualizada com relação às atualizações das obrigações fiscais, que se alteram constantemente, sem que os empreendedores sejam avisados com antecedência, a tempo de prepararem seus processos internos para as devidas mudanças.
