Gestão e tecnologia são estratégicos para ampliar escritórios de advocacia

O crescimento do número de processos impacta todas as atividades do escritório. Aprimoramento da gestão e modernização das atividades são peças-chave para ter bons resultados.

Se assumir a responsabilidade de empreender no ramo do Direito é sempre um grande desafio, conduzir os processos de crescimento de um escritório de advocacia exige tanta dedicação quanto abrir suas portas ao mercado.

Na medida em que o número de processos aumenta, o dia a dia do negócio é diretamente impactado por atividades como atender prazos, dimensionar equipes, distribuir tarefas, controlar entrada e saída de recursos e manter clientes bem informados.

As tarefas se multiplicam a cada novo contrato e, se não forem bem organizadas, podem desperdiçar ou afundar importantes janelas de oportunidade. Este artigo destaca alguns pontos críticos desse cenário e como a tecnologia pode ser parceira frente a tantas responsabilidades.

Controle da gestão financeira

Ter controle sobre a entrada e a saída de recursos é importantíssimo em qualquer empresa e não seria diferente em um escritório de advocacia. O primeiro passo é designar um profissional especializado para cuidar desta área.

Muitos advogados acreditam que podem gerir tudo sozinhos, mas isso é um erro. Há atribuições estratégicas, que necessitam de conhecimento específico para serem tocadas corretamente.

Se a administração financeira de um escritório é falha, não é possível saber quando se está lucrando ou não. Até mesmo os casos que proporcionam honorários significativos podem resultar em sérios problemas capazes de arruinar um negócio em pouco tempo.

Se não forem geridos adequadamente, em meio aos processos de contabilidade e de modo a suprir as necessidades do escritório, correm o risco de ter efeito contrário. As atividades financeiras necessitam de cuidado rigoroso e devem receber atenção redobrada nos momentos de ampliação da carteira de clientes.

Atendimento aos prazos e clientes

Os advogados convivem a todo tempo com uma agenda gigante de datas e horários a serem cumpridos. Parece um fator elementar, mas atender a prazos jurídicos é imprescindível para ter processos bem-sucedidos.

Ainda que não se possa generalizar, em regra, perder prazos significa comprometer as chances de êxito dos clientes e nenhum escritório quer ficar com essa fama. Com o aumento do número de processos, a tarefa pode se tornar desafiadora.

Paralelamente, cresce também a demanda de atualização dos clientes, pois manter um relacionamento próximo e transparente em relação a cada caso é cada vez mais uma exigência na era da informação.

Aumentar a equipe de advogados é fundamental para dar conta das novas demandas, no entanto, é possível dedicar mais tempo às atividades intelectuais, liberando os profissionais de tarefas mecânicas.

Uma boa maneira de manter esses compromissos sob controle é utilizar um software jurídico, que permite monitorar, organizar e encaminhar dados automaticamente.

Software para escritório de advocacia

O tema merece atenção especial, visto que o uso de ferramentas direcionadas a escritórios de advocacia impacta de maneira inquestionável a rotina de profissionais do Direito.

Os mais tradicionais, geralmente, optam por usar documentos, lembretes, papéis e agendas físicos, mas se a intenção é realmente agregar eficiência, é recomendado que o escritório se modernize para agilizar e dar precisão aos trâmites processuais.

Um sistema automatizado como o Astrea, disponibilizado pela Aurum, permite acesso rápido, fácil e completo aos dados sem precisar folhear páginas e páginas à procura de informações importantes. Além disso, auxilia no controle de prazos para audiências, datas de contestação ou de iniciais para que nenhum advogado se perca em meio a tantos casos.

Da mesma maneira, é possível manter os clientes atualizados quanto aos seus respectivos casos, programando o envio de e-mails com as decisões mais importantes, por exemplo.

Essa é apenas uma pequena parcela dos benefícios de se investir em um software para escritório de advocacia. A tecnologia permite melhorar a produtividade e a excelência dos serviços prestados nas mais diversas frentes do escritório. Ou seja, é peça fundamental no contexto de expansão de trabalho e passo certeiro no caminho para o sucesso.